R-24-074 Secrétaire général(e) et responsable des communications

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

• des programmes et activités relatifs au fonctionnement des réunions du Conseil d’administration, aux politiques, aux règlements, aux actes officiels du centre de services scolaire, à la gestion de l’information, aux écrits de gestion, à l’accès à l’information, à la protection des renseignements personnels, aux droits d’auteur, au processus électoral, aux affaires juridiques, et aux communications ;
• exercer un rôle-conseil et d’expertise fonctionnelle auprès de la direction générale, de tous les gestionnaires du centre de services scolaire et des conseils d’établissements en matière de vie corporative ;
• élaborer les orientations et les stratégies du centre de services scolaire en ce qui concerne la vie corporative et, le cas échéant, déterminer le plan d’action annuel du secrétariat général ;
• assurer le fonctionnement des réunions du Conseil d’administration (convocations, documentation, procès-verbaux et suivis) ;
• assurer la préparation, la révision, l’enregistrement, la publication et la conservation des politiques, des règlements, des actes officiels du centre de services scolaire, leur certification et leur authentification, le cas échéant ;
• assumer la responsabilité de la gestion de l’information du centre de services scolaire ;
• s’assurer du respect des lois sur les archives et de la politique concernant la gestion et la conservation des documents ;
• assumer les responsabilités découlant des prescriptions des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels ;
• coordonner le processus de recrutement des membres en regard du Conseil d’administration et du comité de parents ;
• acheminer les demandes d’avis juridiques et assurer le suivi des dossiers légaux ;
• concevoir et élaborer le plan de communication interne et externe du centre de services scolaire et assurer la gestion des communications et des relations du centre de services avec l’extérieur ;
• assurer l’application de la Loi sur le droit d’auteur dans les établissements et les unités administratives ;
• soutenir les établissements et les unités administratives dans l’application de la Loi sur l’instruction publique ;
• collaborer à l’adoption de contrats et de protocoles d’ententes avec les organismes externes ;
• développer et fournir des outils de gestion dans toute matière reliée à son champ d’activités de façon à répondre aux besoins des établissements et des autres unités administratives ;
• intervenir, au besoin, dans les établissements et les unités administratives du centre de services scolaire afin d’évaluer les situations problématiques et proposer des solutions appropriées ;
• agir comme responsable des plaintes dans le cadre du processus de règlement des plaintes ;
• participer à l’élaboration des objectifs et des politiques du centre de services scolaire ;
• diriger, contrôler et évaluer le rendement du personnel sous sa responsabilité immédiate ;
• établir les budgets de son service et assurer le contrôle des dépenses.

EN MATIÈRE DE GESTION D’ENSEMBLE DU CENTRE DE SERVICES SCOLAIRE :

• participer à la définition et à la détermination de la vision, des valeurs organisationnelles, des orientations stratégiques, des objectifs et des priorités ;
• participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques et des règlements et voir à l’application de ceux-ci ;
• assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction, et qui lui est confiée par son supérieur immédiat ;
• la coordination des mesures d’urgence.

EN MATIÈRE DE COMMUNICATIONS :

Le responsable des communications assure l’ensemble des tâches liées à la production des outils de communication, à la gestion du site web et aux relations publiques, ainsi que toute autre tâche connexe, sans oublier le soutien à la direction générale, lorsque requis par son rôle de porte-parole du centre de services scolaire.